入社して何年か経つと、同期の顔を見かけなくなります。部署が分かれ、勤務地が離れ、転職していく人も出てきます。そのうちの誰かが「そろそろ集まらない？」と言い出して、言い出した人がそのまま幹事になる。同期会は、たいていそうやって始まります。
幹事になって最初に困るのは、店選びです。会社の飲み会とも、学校の同窓会とも、どこか条件が違う気がする。けれど何が違うのかは、はっきりしません。
この記事では、同期会とは何かという整理から、幹事のやること、人数別の店選び、会費の決め方、案内メールの文例までを順に並べます。恵比寿で一日ひと組の貸切の店を営み、出張料理で人の集まる場に伺っている側から、席の数と会話の関係についてもお話しします。
結論：同期会は、近況を話す時間が目的の会です。ですから店は、料理やアクセスより先に「全員と話せる席の数」で選びます。 8名前後までなら、ひとつのテーブルにまとまる貸切が向いています。10名を超えるなら、席を移動しやすい立食のほうが、話せる相手の数が増えます。 会費は相場ではなく総額から逆算し、支払い方法とキャンセル期限まで案内に書いておくと、幹事が立て替えずに済みます。
あわせて、同窓会の幹事の段取りと完全個室・半個室・貸切の違いもご覧ください。
同期会とは｜同窓会との違い
同期会とは、同じ年に入社した、あるいは同じ年に入学した仲間が集まる会のことです。会社で使われる場合は、入社年次が同じ人たちの集まりを指します。
同期会と同窓会は、名簿の持ち主が違う
同窓会は、学校という単位で集まります。学年やクラス、部活が区切りになり、名簿は学校や同窓会組織の側にあります。恩師を招くこともあり、会そのものが数年おきの行事として続いていきます。
同期会は、入社年という一点だけでつながった関係です。名簿にあたるものは、同期の誰かの連絡先リストでしかありません。だから幹事が変わると、集まりそのものが途切れやすくなります。
もうひとつ違うのは、今も同じ組織にいる人がいることです。学校の同窓会は、全員がすでに卒業しています。同期会では、社内に残っている人、異動した人、辞めた人が同じ卓につきます。この混ざり方が、同期会の空気をつくります。
| 同期会 | 同窓会 | |
|---|---|---|
| 区切り | 入社年・入学年 | 学校・学年・クラス |
| 名簿 | 同期の誰かが持つ連絡先 | 学校・同窓会組織 |
| 招く相手 | 同期のみが基本 | 同級生と恩師 |
| 立場の差 | 在職・異動・退職が混ざる | 全員が卒業後 |
| 会の目的 | 近況を持ち寄る | 再会そのもの |
学校の集まりを開く場合の段取りは、同窓会の幹事についての記事に分けて書いています。
同期会を開くタイミング
いつ開くべきかに決まりはありません。ただ、集まりやすい節目はいくつかあります。
- 入社から5年、10年といった区切りの年
- 同期の誰かが異動する前、あるいは異動して落ち着いたころ
- 同期の誰かが退職する前
- 年末年始や連休など、帰省や休暇で予定が合いやすい時期
このなかでいちばん声がかかりやすいのは、誰かが会社を離れるときです。送別会ほど重くせず、同期だけで一度集まっておきたい、という形で相談が来ます。
逆に動きにくいのは、繁忙期です。業種によって時期は違いますが、同期は同じ会社にいる以上、忙しい時期も重なります。全員が同じ山を抱えているという前提で日程を置くほうが、返事が早く集まります。
曜日は、金曜の夜か土曜の夕方に寄せると集まりやすくなります。ただし、小さなお子さまのいる同期が多い年次では、土曜の昼や夕方の早い時間のほうが返事が来ます。当店は一日ひと組のため、19時開始が多いものの、18時開始や20時開始にも合わせられます。開始時刻を動かせる店を選ぶと、日程調整の幅がひとつ増えます。
同期会の幹事のやることと、1か月前からの段取り
幹事の仕事は、分解すると多くありません。順番どおりに進めるだけで、だいたい片づきます。
- 声をかける範囲を決める（同期全員か、部署・拠点を絞るか）
- 日程の候補を三つに絞って打診する
- 人数のおおよその見込みを立てる
- 店を決めて予約する
- 会費を決め、案内を出す
- 当日の進行をざっくり決める
- 終わったあとに、お礼と写真を回す
1か月前からのチェックリスト
| 時期 | やること |
|---|---|
| 1か月前 | 候補日を三つ送る。参加の見込み人数を把握する |
| 3週間前 | 店を決めて予約する。会費を確定する |
| 2週間前 | 開催決定の案内を出す。出欠の期限を切る |
| 1週間前 | 人数を店に伝える。苦手な食べものやアレルギーを集約する |
| 前日 | 集合時刻と場所をもう一度流す |
| 当日 | 開始の15分前に着く。会費の受け取りを済ませておく |
細かい作業の分け方は、幹事の仕事を店に任せられるところから減らすという記事にまとめました。ここでは、同期会でとくに効くところだけを拾います。
ひとつは、人数を「確定日」で話すことです。店に伝える人数は、何名になるかではなく、何日に確定するかで決まります。予約のときに確定日を先に伝えておくと、直前の増減に対応してもらいやすくなります。
もうひとつは、苦手な食べものを先に集めることです。Na Team Lab では、アレルギーや苦手な食材を事前に伺って料理を組み替えています。当日その場で聞き取るより、案内の段階で一行添えておくほうが、幹事の負担がずっと軽くなります。
同期会の店選びは、人数で決まる
ここが、同期会の店選びでいちばん大事なところです。人数が変わると、会の形そのものが変わります。
6〜8名｜ひとつの卓にまとまる
8名前後までなら、ひとつのテーブルを全員で囲めます。 誰かの話が全員に届き、会話が分かれません。
個室や貸切を選ぶ理由として、私がよく伺うのは「長いテーブルひとつで、全員と話したい」というものです。囲まれた空間がほしいというより、卓がひとつに収まることを求めていらっしゃいます。
この人数帯では、店の条件は三つに絞れます。
- 全員が同じ卓につけるか。席が二つに分かれると、会話も二つに分かれます
- 扉で閉められるか。完全個室と半個室の差は、天井ではなく扉にあります。天井まで仕切られた個室は、ほとんどありません
- 時間の区切りがあるか。2時間制の店も少なくありません。2回転・3回転させている店ほど、時間の制限は厳しくなります
個室と貸切の違いそのものは、完全個室・半個室・貸切を見分ける記事に書きました。
10〜20名｜着席か立食かで迷う人数帯
10名を超えると、ひとつの卓には収まりません。卓が二つ以上になると、隣と向かいの人とだけ話して終わるという形になりがちです。
この人数帯の選び方は、会の目的で分かれます。じっくり話したいなら、着席のコースで卓を分けたうえで、席替えの時間をはっきり作る。話す相手の数を増やしたいなら、立食にして席の移動を前提にする。
Na Team Lab の場合、9名さま以上は出張料理、または会場を手配する形でお受けしています。着席のコースはお一人15,000円〜（ペアリング付は22,000円〜）です。
30名前後｜立食で、席を移動できるようにする
30名規模になると、立食が基本になります。私たちがこれまでお伺いした会でも、丸の内のクラブラウンジで30名規模、タワーマンションのパーティールームで70名規模の会に、ビュッフェ形式で対応してきました。
このとき料理の側で気をつけているのは、参加者が行き来しやすい形にすることです。料理が会話の流れを止めないよう、種類と量を会の規模に合わせて組みます。立食の料理の組み立ては、立食パーティーの料理についての記事で詳しく書いています。
| 人数 | 会場 | 料理の形式 | お一人あたり |
|---|---|---|---|
| 6〜8名さま | 恵比寿の店（一日ひと組の完全貸切） | 着席コース | 15,000円〜／ペアリング付 22,000円〜 |
| 9〜16名さま | 出張料理、または手配会場 | 着席コース | 15,000円〜／ペアリング付 22,000円〜 |
| 17〜30名さま | 手配会場（港区のタワーレジデンス、丸の内のクラブラウンジ等） | ビュッフェ | 8,000円〜 |
会場を手配する場合の場所代は、会場と日程によって変わるため、ご相談のときに個別にお伝えしています。
同期会の会費の決め方
同期会の会費は、相場から決めるものではありません。総額から逆算するほうが、あとで揉めません。
総額から逆算する
手順は三つです。
- 料理と飲みものの総額を、店に確定してもらう
- 参加人数の見込みで割る
- 端数を切り上げ、少しだけ余らせる
余らせた分は、当日のキャンセルや、二次会の最初の一杯に使えます。足りなくなって幹事が足すより、少し余らせて返すほうが、幹事の負担が軽くなります。
会費と一緒に案内に書いておくとよいのが、支払い方法です。当店では、三つの形に対応しています。幹事の方が事前にまとめてお振り込みになる形、当日に個別会計をする形、当日に一括でお支払いになる形です。どれにするかを先に決めておけば、当日の精算で立ち止まりません。
同期会の場合、幹事が立て替えない形を選んでおくほうが無難です。同期という関係は、金銭のやりとりが残ると次の会が開きにくくなります。事前振込か当日の個別会計にしておけば、幹事が集金を追いかける時間も生まれません。
もうひとつ、案内に書いておきたいのがキャンセルの期限です。たとえば当店は、開催日の7日前からのキャンセルについて料金の100%を頂戴しています。期限を案内に書いておけば、直前の欠席が出たときに幹事が板挟みになりません。
なお当店の場合、コース代金のほかに席料・チャージ料・貸切料をいただくことはありません。お通しもなく、一皿目から始まります。飲みものの持ち込み料も無料で、本数の制限はありません。会費の計算に乗るものを減らしておくと、幹事の見積もりは単純になります。
同期会の案内メールの文例
案内文は、長く書くほど返事が遅くなります。決める必要のあることだけを並べるのが基本です。
日程打診の文例
件名：同期会の日程について（候補3つ）
◯◯年入社のみなさん、お疲れさまです。
久しぶりに同期で集まりたいと思い、日程を打診します。
・候補1：◯月◯日（金）19:00〜
・候補2：◯月◯日（金）19:00〜
・候補3：◯月◯日（土）18:00〜
参加できる候補を、◯月◯日（◯）までに返信でお知らせください。
すべて難しい方も、一度その旨だけお返しいただけると助かります。
場所は参加人数を見てから決めます。
◯◯（幹事名）
開催決定・会費つきの案内文例
件名：同期会のご案内（◯月◯日・◯◯にて）
◯◯年入社のみなさん、お疲れさまです。
同期会の開催が決まりましたので、ご案内します。
・日時：◯月◯日（◯）19:00開始（18:45受付）
・場所：◯◯（最寄り駅から徒歩◯分、地図は末尾）
・会費：◯◯円（◯月◯日までに下記口座へお振り込み、または当日受付でお支払い）
・形式：着席のコース（飲みもの込み）
出欠は◯月◯日（◯）までにお願いします。
アレルギーや苦手な食べものがある方は、あわせてお知らせください。
◯月◯日（◯）以降のキャンセルは会費を頂戴する形になりますので、ご了承ください。
当日は、近況を一人ずつ話す時間を少しとります。構えずにお越しください。
◯◯（幹事名）
忘年会・新年会を兼ねる場合の案内文は、案内文の文例を集めた記事も参考になります。
近況を話す進行と、締め方
同期会は、余興のいらない会です。近況が中身そのものだからです。ただ、何もしないと話す相手が固定されます。
実際に多い流れは、こうなります。開始の15分前から受付を始め、受付が済んだ方からウェルカムドリンクをお渡しする。人数がある程度集まった段階で、幹事が短く挨拶をして乾杯する。時計ではなく、集まり具合で乾杯のタイミングを決めるほうが、場が自然に動きます。
皿が下がった静かな時間に、近況を回す
そのうえで、ひとつ提案があります。近況を一人ずつ話す時間を、会の中盤に置くことです。
コースで食事をしていると、皿が下がって次が出るまでの静かな時間が生まれます。全員の手が空き、視線がひとつに集まる瞬間です。この時間に一人ずつ順番を回すと、改まった進行を組まなくても話が通ります。
一人あたり1分ほどで十分です。仕事の話に寄りすぎると比較の空気が出るので、「いま住んでいる場所」「最近始めたこと」くらいの軽い枠にしておくと、立場の違いが前に出ません。
締めは、幹事が短くまとめて終えます。次に集まる時期だけ口に出しておくと、同期会は続きます。名簿の持ち主がいない会なので、次を言う人がいるかどうかで続き方が決まります。
厨房から見ている、会話と皿出しの関係
ここは、料理を出す側から見えていることです。
私たちは、固定の進行表で機械的に皿を出していません。会話が盛り上がっていれば間を置き、テンポが良ければ次を出すという判断を、その場で都度しています。料理の説明も、会話の切れ目に差し込む形でお伝えします。お客様の側から料理の話題が出たときには、興味を持たれそうな内容をお話しして、場に乗せます。
以前、6〜8名さまの貸切で、学生時代のご友人同士の集まりをお受けしたことがあります。幹事の方のご希望は「周りに気を遣わずに、昔を思い出して自由な時間を過ごしたい」というものでした。周りの音が入らない環境だったこともあり、久しぶりの再会で会話がよく続いていました。
同期会も、構造は同じです。周囲に気を遣う必要がなくなると、会話は長くもちます。 一日ひと組の貸切であれば、次の予約が入っていないため、時間の区切りもありません。恵比寿の店は恵比寿駅から徒歩約8分、広尾駅から徒歩約10分で、周辺に二次会の選択肢も多い場所です。
6〜8名さまの同期会については貸切のレストラン、10名以上の会についてはパーティ・ケータリングでご案内しています。日程と人数のご相談は、公式LINEから承っています。
まとめ
同期会は、料理の豪華さではなく、話せる相手の数で評価が決まる会です。
- 同期会とは、同じ年に入社・入学した仲間が集まる会です。名簿の持ち主がいないため、幹事が変わると途切れやすくなります
- 同窓会と違い、在職・異動・退職の立場が混ざります。この混ざり方が会の空気をつくります
- 開くきっかけで多いのは、誰かが異動する前、辞める前です
- 8名前後までなら、ひとつの卓にまとまる貸切が向いています。10名を超えるなら立食です
- 店を見るときは、同じ卓につけるか、扉で閉められるか、時間の区切りがあるかの三つです
- 会費は相場ではなく総額から逆算し、支払い方法とキャンセル期限まで案内に書きます
- 近況を一人ずつ話す時間を、皿が下がった静かな時間に置くと、話題が比較に流れにくくなります
幹事を引き受けたら、まず候補日を三つ送ってみてください。人数が見えてから店を探すほうが、同期会の店選びは早く決まります。
よくある質問
同期会とはどういう意味ですか？
同じ年に入社した、あるいは同じ年に入学した仲間が集まる会のことです。学校単位で集まる同窓会と違い、同期会は「同じ年に始めた」という一点でつながっています。会社の同期会では、部署や勤務地が分かれたあとの近況を持ち寄る会になります。
同期会の店は、どう選べばよいですか？
料理やアクセスより先に、全員と話せる席の数で選びます。8名前後までなら、ひとつのテーブルを全員で囲める個室や貸切が向いています。10名を超える場合は卓が分かれるため、席替えの時間を作るか、移動しやすい立食にすると話せる相手が増えます。
同期会の会費は、どう決めればよいですか？
相場ではなく総額から逆算します。料理と飲みものの総額を店に確定してもらい、参加人数の見込みで割って、端数を切り上げて少しだけ余らせます。支払い方法とキャンセルの期限も案内に書いておくと、幹事が立て替えずに済みます。
同期会で避けたい話題はありますか？
役職や年収の比較、転職の是非、家族構成の詮索は、場が静かになりやすい話題です。同期は立場の差が見えやすい関係でもあります。幹事があらかじめ近況を一人ずつ話す時間を作っておくと、話題が比較の方向へ流れにくくなります。
同期会に行かない・断るときは、どう伝えればよいですか？
理由を詳しく書く必要はありません。「その日は都合がつかず、今回は見送ります。みなさんによろしくお伝えください」程度で十分です。幹事は人数の確定を急いでいるため、迷っている場合も期限までに一度返事を入れるほうが助かります。
東京・恵比寿を拠点に、出張料理・店舗貸切・料理教室・ワイン会を展開。料理、ワイン、空間、その日の時間までを設計し、食を通して心に残る体験をつくっています。
執筆：川原 壯太（オーナーシェフ）。年間200件を超える出張料理・会食の経験をもとに、現場の視点をお伝えします。
ご依頼の前に、料理を確かめる体験ランチ。
法人ケータリングをご検討中の方へ、恵比寿の店舗で料理をご体験いただけます。担当者様・役員の方々もご一緒に。1〜8名様 ／ お一人様15,000円（税込）・ドリンク込み ／ 約2時間・完全予約制。完全予約制・開始時間はご都合に合わせて調整。
法人ケータリングの体験ランチ
ご依頼前に、担当者様・役員の方を交えて。
1〜8名様・お一人様15,000円（税込）・ドリンク込み体験ランチの詳細を見る
