忘年会・新年会の案内文は、会の空気を決める最初の一通

忘年会の案内文を書こうとして、最初の一行で手が止まる。日時と場所を並べただけでは事務連絡になり、丁寧に整えすぎると長くて読まれない。幹事を任された方から、そんな声を聞くことがあります。

案内文は、参加する人がその会をどう受け取るかを決める最初の一通です。とはいえ、文才が問われるものではありません。何を書くかさえ決まっていれば、文面は十分ほどで整います。ここでは、忘年会・新年会の案内文に入れる七つの要素と、場面別の例文を紹介します。

案内文のあとに整える当日の流れは、忘年会の司会進行とタイムテーブルで詳しく紹介しています。会そのものの目的は、忘年会とは何かを整理した記事もあわせてご覧ください。

忘年会の案内文に必要な要素は七つ

忘年会 案内文で迷う原因の多くは、言い回しではなく、書くべき項目が定まっていないことにあります。次の七つを埋めれば、案内文としては過不足がありません。

要素	書き方の目安
日時	開始と終了の両方を書く。所要時間が分かると予定を組みやすい
場所	店名・住所・最寄駅まで。社内の会場なら入館方法も添える
会費	金額と集金方法。当日現金か事前徴収かを明記する
出欠の締切	日付で書く。「今週中」ではなく「十二月五日（金）まで」
幹事の連絡先	名前と連絡手段。誰に返信すればよいかを一つに絞る
服装・持ち物	平服の可否、プレゼント交換の有無など
二次会の有無	予定の有無と、参加が任意であること

七つのうち、抜け落ちやすいのは服装・持ち物と二次会の有無です。この二つは、参加をためらう人がいちばん気にする項目でもあります。書かれていないことは、受け取る側では「聞きにくいこと」に変わります。

送る時期は三〜四週間前、出欠の締切は一週間前

忘年会の案内は、開催の三〜四週間前に送るのが目安です。十二月は業務の締切と私的な予定が重なるため、直前の連絡では日程を空けてもらいにくくなります。

出欠の締切は、開催の一週間前に置きます。会場への人数確定、料理の数、席の配置は、この一週間で決まるためです。締切を書かずに送ると、返信は開催前日まで散らばり、幹事の手元で人数が固まりません。

日程だけを先に共有し、場所と会費が決まってから正式な案内を出す、二段構えの方法もあります。年末の会では、まず日程を押さえることが何よりも先に効きます。

社内向けの案内文｜フォーマルな例文

社内全体に送る忘年会の案内は、読む人が多いぶん、簡潔さが求められます。挨拶は二行までにとどめ、項目を縦に並べると、一目で必要な情報が届きます。

件名に日付を入れておくと、受信箱の中で埋もれにくくなります。「ご参加ください」ではなく「ご参加をご検討ください」と書くのは、参加を業務として求めない姿勢を、最初の一文で示すためです。

くだけた案内文｜同期やチームに送る例文

同期や同じチームの十名前後に送るなら、忘年会案内文はくだけた文体で構いません。堅い挨拶が、かえって距離を生むこともあります。

くだけた文体で省いてよいのは、敬語の重さだけです。情報は減らしません。日時、場所、会費、締切、連絡先は、砕けた文面でもそのまま残します。

返信の方法を軽くしておくのも一つの工夫です。文章での返信を求めず、スタンプや投票機能で答えられる形にすると、出欠は驚くほど早く揃います。

取引先を招く場合｜招待状の型で書く

社外の方を招く忘年会の案内は、社内向けとは別の型で書きます。時候の挨拶から始め、本文と「記」以下の項目を分けるのが基本の形です。

社外向けで気をつけたいのは、会費と受付時間です。会費を当社が負担するなら、その旨をはっきり書きます。書かれていない案内は、招かれた側に「用意すべきかどうか」という迷いを残してしまうもの。受付開始を開会の三十分前に置いておくと、到着時刻の幅を吸収できます。

新年会の案内文｜同じ構造で、語だけ差し替える

新年会の案内文は、忘年会の案内文と構造が同じです。変えるのは、会の目的を示す一文と、時候の言葉だけと考えて差し支えありません。

なお、新年会を年始の休みが明けてすぐの週に置くと、出欠が揃いにくくなります。案内は年内に出しておき、締切を松の内が明けたあとに設定すると、返信が集まりやすくなります。

出欠が集まらない案内文の共通点

返信が集まらないとき、参加意欲ではなく、案内文の側に理由があることがあります。よく見かけるのは、次の三つです。

締切が書かれていない

「都合が分かり次第お知らせください」と書かれた案内は、返信の優先順位が下がります。予定が固まっていない人ほど、返事を先送りにします。日付と時刻で締切を書き、締切の二日前に一度だけ再通知すると、返信は揃います。

場所が未定のまま送られている

場所が空欄の案内は、参加を判断する材料が足りません。帰りの時間が読めず、会費の見当もつかないためです。場所が決まっていない段階で送るなら、「〇〇駅周辺で調整中」「会社のパーティールームを予定」と、範囲だけでも書き添えます。

会費が不明、または後から変わる

会費が「未定」または「後日ご連絡」となっている案内は、返信が止まります。参加人数によって単価が動く場合は、上限額を先に示す方法があります。「会費は6,000円以内を予定しています」と書くだけで、受け取る側は判断できます。

「場所：自社オフィス」と書ける忘年会｜会場を探さないという選択

案内文の空欄のうち、幹事をもっとも長く待たせるのは場所です。十二月は店の予約が重なり、希望の日程で人数に合う席が見つからないことがあります。場所が決まらなければ、案内文も出せません。

そこで、会場を探すのではなく、すでにある場所へ料理を呼ぶという考え方があります。会社が借りているパーティールーム、会議室、自社のオフィス。場所が先に決まっていれば、案内文の「場所」欄は最初から埋まっています。

私たちがこれまでお預かりしてきた忘年会には、七十名規模のタワーマンションのパーティールームや、三十名規模の丸の内のクラブラウンジがあります。実際に多いのは、会社が借りているパーティールームでの会です。オフィスそのものは火や水道がない場合が多く、ご依頼はそれほど多くありません。ただ、必要な調理機材を持ち込む設計にすれば、オフィスや会議室でも成立します。

出張料理では、食材、器、グラス、カトラリー、必要な調理道具まで持参し、その場で仕立てます。会のあとは片付けまで引き上げますので、幹事が最後まで残って対応する工程が減ります。お客様の手は、ひと指も汚れません。

料金は、六名さまから十六名さままでがコース形式で、お一人 15,000円〜。十七名さま以上はビュッフェ形式で、お一人 8,000円〜 です。いずれも税・サービス料・出張費が含まれます。一回のご依頼につき90,000円〜が最低ラインとなります。見積書と請求書の発行、請求書の宛名を分けることにも対応しています。会費の欄に確定した金額を書けることは、幹事にとって小さくない助けになるはずです。なお、会食にかかる費用を接待交際費として計上できるかは会の性質によって判断が分かれますので、勘定科目の考え方を参考にしたうえで、顧問の税理士へご確認ください。

ご相談は、二週間前までにいただけると余裕を持って組み立てられます。案内文を三〜四週間前に出すという目安と、ちょうど重なる時期です。

まとめ｜案内文が整うと、会そのものが整う

忘年会の案内文に入れる項目は、次のとおりです。会を組み立てるときの確認にも使えます。

• 日時、場所、会費、出欠の締切、幹事の連絡先、服装・持ち物、二次会の有無の七つを入れる
• 案内は開催の三〜四週間前に送り、出欠の締切は一週間前に置く
• 社内向けは項目を縦に並べ、同期やチーム内はくだけた文体でも情報を減らさない
• 取引先を招く場合は、時候の挨拶と「記」以下を分け、会費の扱いを明記する
• 新年会の案内文は、忘年会と同じ構造のまま、目的を示す一文だけを差し替える

案内文は、会そのものの設計図です。日時と場所と会費が決まっているということは、その会で誰と何を話したいかが、すでに決まっているということでもあります。空欄を埋める順番に迷ったら、場所から決めてみてください。

忘年会・新年会のご相談は、公式LINEから

会場や人数がまだ固まっていない段階でも、料理の形式や当日の流れからご相談いただけます。Na Team Lab の出張料理・ケータリングの詳細とお問い合わせは、公式LINEにてご案内しています。

よくある質問

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場所が決まれば、最初の一通を送れます。

ご自宅や会議室、パーティールームへ伺い、料理・器・グラス・カトラリーを整えます。6〜16名さまは着席コース、17名さま以上はビュッフェ形式で、片付けまでお任せいただけます。

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