懇親会の案内は、出欠の期限から逆算して送る

あわせて、懇親会とは、関係を深めるために卓を囲む時間と忘年会・新年会の案内文は、会の空気を決める最初の一通もご覧ください。

研修のあとの懇親会、部署の総会に続く会、取引先をお招きする会。幹事を引き受けたものの、案内メールの一通目が書けない。日時と場所は決まっているのに、どこまで書くべきか分からない。そういうところで、この記事をご覧になっているのではないでしょうか。

案内メールで迷うのは、文章の良し悪しではありません。何を書いて、いつ送り、いつ締めるかという段取りのほうです。

法人の懇親会に、料理をお出ししに伺っています。幹事の方とやりとりをする立場から言うと、案内の一通に何が書かれているかで、当日の料理が変わります。この記事では、案内メールに入れる7項目と立場別の例文、出欠とアレルギーの取り方をまとめます。

案内メールに入れる7項目

まず、入れる項目です。この7つがあれば、追加の質問はほとんど来ません。

1. 日時：開始と終了の時刻を両方書きます。終わりが書いていない案内は、返信が遅れます
2. 場所：会場名、住所、最寄り駅。社内の会議室なら階と部屋名まで
3. 会費：一人あたりの金額。当日集めるのか、事前に振り込むのか
4. 出欠の期限：日付と曜日を併記します
5. 服装：平服か、スーツか。「そのままお越しください」も立派な指定です
6. 連絡先：幹事の名前、内線、メールアドレス
7. 食事の要望：アレルギーや苦手な食材を書く欄

会費については、総額で書くのが親切です。「一人5,000円程度」と書かれていると、受け取った側は財布の中身を考えます。会社が負担する会なら、「会費は不要です」と一行入れておいてください。それだけで問い合わせが減ります。

勘定科目や経費の扱いについては、御社の経理のご担当にご確認ください。この記事では触れません。

場所の書き方にも、ひとつ注意があります。社内の会議室で開く場合でも、階と部屋名を書いてください。中途入社の方や他拠点の方は、部屋の通称をご存じありません。社外の方をお招きするなら、最寄り駅からの所要時間まで添えます。

7項目のうち、ほかの案内文であまり見かけないのが7番目です。けれど、料理をお出しする側からすると、ここがいちばん効きます。理由は後半でお伝えします。

件名の書き方

件名は、二つの情報があれば足ります。会の名前と、開催日です。

• 懇親会のご案内（11月20日・木）
• 【ご案内】営業部懇親会（11月20日）出欠のご返信をお願いします
• ◯◯研修 懇親会のご案内（11月20日 18時〜）

受信箱の一覧で、日付が見えることが大切です。あとから探すときも、日付があると見つかります。

社外の方に送る場合は、社名を件名に入れると埋もれません。「【株式会社◯◯】懇親会のご案内（11月20日）」のような形です。

避けたいのは、「お知らせ」「ご連絡」だけの件名です。開くまで中身が分かりません。出欠の返信をお願いする会では、件名に「出欠」の語を入れておくと、返信率が変わります。

社内向けの例文

部署内・チーム向け

全社向け（人数が多い会）

人数が多い会では、出入り自由と書いておくと参加が増えます。途中で抜ける前提の方が、最初から諦めずに来てくださるためです。

社外・取引先向けの例文

取引先をお招きする場合

社外向けでは、会費の有無を先に書くことが大切です。招く側が負担する会でも、書かれていなければ相手は用意して来られます。

「平服でお越しください」の一文も入れてください。服装の指定がない案内を受け取った方は、スーツで来るかどうかを社内で相談することになります。

リマインドの例文

返信が止まったときの一通

出欠の返信は、たいてい半分で止まります。期限の3日前に、一通送ってください。

リマインドで大切なのは、責める形にしないことと、可否だけでよいと伝えることです。アレルギーの記入まで求めると、「あとで書こう」と思われて、また止まります。

参加者の多い会では、リマインドを送る相手を未返信の方に絞ってください。全員に再送すると、返信を済ませた方が自分の送信履歴を確かめに行くことになります。

開催の2日前には、参加される方だけに最終案内を送ります。日時、場所、開始時刻の三つだけで十分です。当日の進行をどう組むかは、懇親会の司会台本の記事にまとめています。

出欠とアレルギーの取り方｜料理の側からの逆算

ここからが、料理をお出ししている側からの話です。

料理の人数は、いつ確定するのか

出欠の期限をいつにするかは、好みの問題ではありません。料理と会場が確定する日から逆算すると、自然に決まります。

私たちの場合、こうなります。

• ご相談：開催日の2週間前までを目安にしています
• 人数の確定：開催日から7日以内のキャンセルは、料金の100%を頂戴することが多いため、ここが実質の区切りです
• 人数が増える場合：前日のご連絡でも対応できます
• 人数が減る場合：キャンセルポリシーに沿った取り扱いになります

つまり、人数は増える方向には動かせますが、減る方向には動かしにくいのです。ですから出欠の締切は、開催日の10日前あたりに置いてください。7日前の確定までに、三日の猶予が残ります。

料理の量については、少し多めに、余るぐらいを持参しています。参加者の属性を事前に共有していただけると、この見積もりが正確になります。若い方が多いのか、ゆっくり召し上がる会なのか。それだけで構成が変わります。

アレルギーの一文を入れておく

案内メールに書く7項目の最後、食事の要望の欄です。

アレルギーや苦手な食材をご相談時に伝えていただければ、最大限の配慮で組み立てます。けれど、当日に会場で聞かされると、できることが限られます。ですから、案内の段階で集めておくことに意味があります。

もうひとつ、お酒について書いておきます。缶ビールと缶チューハイ、あとはノンアルコールという構成の会も、実際にあります。酒量を前提にしない会は成立します。案内に「お酒を飲まれるかどうか」の欄を入れておけば、用意の数が決まります。

法人のご依頼は、17名さま以上をビュッフェ形式で承っています。お一人8,000円〜。6〜16名さまは着席のコースで、お一人15,000円〜です。いずれも税・サービス料・出張費込みです。稟議用の見積書、請求書、領収書の宛名と但し書きの指定、インボイスにも対応しています。請求書の宛名分割も可能です。お支払いは銀行振込か当日の現金で、カードと電子決済には対応していません。法人ケータリングのページに形式ごとの考え方をまとめています。ご相談は公式LINEから承っています。

まとめ

懇親会の案内メールは、文章力ではなく段取りで決まります。

• 入れる項目は、日時・場所・会費・出欠の期限・服装・連絡先・食事の要望の7つです
• 件名は、会の名前と開催日。社外には社名も入れます
• 会費は総額で書き、会社負担なら「不要です」と明記します
• 案内は開催日の2週間前、社外には3週間前から1か月前に出します
• 出欠の締切は10日前。料理の人数確定の手前に置きます
• 人数は増える方向には動かせますが、減る方向には動かしにくいです
• アレルギーと苦手な食材は、案内の段階で集めておきます

案内文が書けたら、送信する前に出欠の期限だけ見直してください。その一行が、当日の料理の精度を決めています。

よくある質問

---

ご依頼の前に、料理を確かめる体験ランチ。

法人ケータリングをご検討中の方へ、恵比寿の店舗で料理をご体験いただけます。担当者様・役員の方々もご一緒に。1〜8名様 ／ お一人様15,000円（税込）・ドリンク込み ／ 約2時間・完全予約制。完全予約制・開始時間はご都合に合わせて調整。

▶ 出張料理を頼む前に読む（一覧）