歓迎会の幹事は、新しい人の席をつくる仕事

着席のテーブルを囲み、中央の大皿から料理を取り分けながら

談笑している十数名の集まり。真ん中に新しく加わった人がいる場面

歓迎会の幹事の仕事は、新しい人の席をひとつ、確かにつくることです

歓迎会で大皿の料理を取り分けながら新入社員を囲む参加者

四月、「歓迎会の幹事、お願いできる？」と言われた瞬間から、その人の四月は少し変わります。

歓迎会について調べている時点で、あなたはもう当事者です。おそらく知りたいのは会の意味ではなく、何から手をつければいいのか、という順番のほうだと思います。

この記事では、幹事の仕事を六つに分けて並べます。いつまでに何を決めるか、挨拶を誰にどの順で頼むか、例文はどう書くか。人数別の店の選び方までを、実際に動く順に整理しました。

そのうえで、最後に会場と料理の話をします。私たちは出張料理人として、こうした会の厨房の側に立ってきました。進行表の上では見えないことが、そこにはあります。

あわせて、ケータリング料金の内訳を知ると立食パーティーの料理を設計するもご覧ください。

歓迎会で幹事がやることは六つ　挨拶は三人分の順番を決めるだけでいい

歓迎会の幹事の仕事は、日程調整・店の予約・予算設定・進行・挨拶の依頼・会計の六つです。挨拶は乾杯、歓迎の言葉、新人の自己紹介、締めの四つを、それぞれ三十秒〜一分で依頼しておけば滞りなく進みます。

幹事を難しくしているのは、仕事の数ではありません。順番です。

店を先に押さえてしまって人数が合わなくなる。案内を出してから会費を計算し直す。当日の朝になって、乾杯を誰に頼むか決まっていない。起きるつまずきは、たいてい順番の問題です。

そしてもうひとつ。四つの挨拶のうち、新入社員の自己紹介は本人が話すものですから、幹事が頭を下げて頼みに行くのは三人分だけです。乾杯、歓迎の言葉、締め。この三人を決めてしまえば、進行の骨格は立ちます。

歓迎会の幹事の六つの仕事と、いつまでに決めるか

順番のとおりに並べます。着任日、あるいは会の日程が見えた時点から逆算してください。

順	仕事	期限の目安	つまずきやすい点
1	日程調整	着任が決まったらすぐ	主役と、上位者二〜三名の予定を先に押さえる
2	店・会場の予約	三週間〜二週間前	四月の金曜夜は、個室から埋まる
3	予算と会費の設定	二週間前	主役の分をどう分担するかを先に決める
4	案内の配布	二週間〜十日前	会費・欠席の扱い・所要時間を明記する
5	挨拶の依頼	一週間前まで	長さの目安を添えて頼む
6	進行表と会計	前日と当日	釣り銭と、領収書の宛名

日程は、主役より先に上位者を押さえる

主役の予定は、たいてい空いています。着任したばかりですから当然です。

先に埋まっているのは、歓迎の言葉を述べる立場の方と、乾杯を頼む立場の方の予定のほうです。この二〜三名を先に押さえると、日程はほとんど決まります。

会費は、新入社員の分を差し引いて計算する

歓迎会の会費は、主役の分を迎える側で分担し、本人からは受け取らない形が一般的です。

つまり、参加者が十名で主役が一名なら、九名で全体を割ることになります。ここを後から計算し直すと、案内文を二度出すことになります。先に決めてから案内を書く。この順番だけは守ってください。

案内文には「◯◯さんの会費は不要です」と書き添えます。当日に本人が財布を出しかける、あの数秒が消えます。

案内文に、欠席の扱いを書いておく

業務時間外の会は、任意参加が原則です。案内文の末尾に、欠席しても差し支えない旨をひとこと添えてください。

これは主役のためでもあります。「全員が呼ばれて、全員が来た会」よりも、「来たい人が来た会」のほうが、迎えられる側は楽に座っていられます。

手帳やノートに予定を書き込んでいる手元。あるいは、

卓上に広げられた進行表とペン。人物の顔は入らなくてよい

• 幹事の仕事が「段取り」であることが視覚的に伝わる
• 逆算して決めていく、という記事の主旨に沿う

幹事を難しくしているのは仕事の数ではなく、決める順番です

歓迎会の幹事が進行表に当日の流れを書き込んでいる手元

歓迎会の挨拶の順番　誰が、どの長さで話すか

歓迎会の挨拶は、開会・乾杯・歓迎の言葉・新入社員の挨拶・締めの順が基本です。

表にします。依頼するときは、この「長さ」の欄をそのまま伝えてください。

順番	挨拶	誰が話すか	長さの目安
1	開会の挨拶	幹事	一分
2	乾杯の挨拶	三番目の立場の方	三十秒
3	歓迎の言葉	最上位の方、または直属の上司	一分
4	新入社員の挨拶	迎えられる本人	一分
5	締めの挨拶	二番目の立場の方	三十秒

乾杯を先にするか、歓迎の言葉を先にするか

この表では、乾杯を先に置いています。全員が立ってグラスを持ったまま長く待つ状態を避けたいためです。

一方で、最上位の方に歓迎の言葉を述べていただき、そのあと次席の方に乾杯を頼むという順を慣例にしている組織も多くあります。どちらが正しいというものではありません。前年の会がどちらだったかを確認して、それに合わせるのがいちばん安全です。

依頼するときに、長さを言葉にして伝える

「乾杯をお願いします」とだけ頼むと、三分の挨拶が返ってくることがあります。悪気はありません。長さの情報を渡していないだけです。

依頼のときは、「三十秒ほどで乾杯の音頭をお願いできますでしょうか」と、数字を添えてください。この一言があるかないかで、当日の進行は十分ほど変わります。

新入社員には、前もって伝えておく

その場で急に振られる自己紹介ほど、迎えられる側にとって重いものはありません。

「乾杯のあと、一分ほどで自己紹介をお願いします」と、数日前に伝えておいてください。名前、出身や前職、これから担当する仕事、最後にひとこと。この四つを話せばよいと添えると、主役は当日を落ち着いて迎えられます。

歓迎会の挨拶の例文　乾杯・歓迎の言葉・自己紹介・締め

例文を四つ載せます。◯◯の部分を埋めれば、そのまま使える形にしています。

歓迎会の乾杯の挨拶（三十秒・百五十字前後）

乾杯は、歓迎会でもっとも短くてよい挨拶です。全員がグラスを持って立ったまま聞くため、長さがそのまま負担になります。

主役の名前を一度でも呼べば、乾杯の役目は果たせています。経歴を紹介する必要はありません。それは次の「歓迎の言葉」の担当です。

歓迎の言葉（一分・三百字前後）

歓迎の言葉は、迎える側の代表として、その人を受け入れる意思を伝える挨拶です。ここだけは、少し長くて構いません。

具体的な事実をひとつ入れると、この挨拶は一気に体温を持ちます。前職、専門分野、面接で聞いた言葉。どれかひとつで十分です。

新入社員の自己紹介（一分・三百字前後）

迎えられる側の挨拶です。この記事を読んでいるのが幹事の方であれば、そのまま主役に転送しても構いません。

自己紹介で背伸びをする必要はありません。抱負を大きく語るより、最後の一行のように、話しかけてもらうための入口をひとつ置いておくほうが、そのあとの歓談は続きます。

歓迎会の締めの挨拶（三十秒・百五十字前後）

締めは、会を閉じる合図です。ここで新しい話題を出さないことが要点になります。

手締めを行う場合は、最後に「それでは、一本締めでお願いいたします」と添えてから音頭を取ります。行わない場合は、上の例文のように言葉で閉じるだけで十分です。

グラスを持って乾杯している場面。全員が立っており、

中央に迎えられる人がいる。表情が明るいもの

• 乾杯の挨拶は「立ったまま聞くもの」だという説明が視覚的に伝わる
• 歓迎会の高揚した空気が伝わる

乾杯の挨拶は三十秒。立ったまま聞く時間は、短いほうが親切です

歓迎会で新入社員を囲んで乾杯する参加者

歓迎会の店の選び方　八名以下・九名から十六名・十七名以上

歓迎会の店選びは、人数でほぼ決まります。料理のジャンルより先に、この線引きを確認してください。

歓迎会には、ひとつだけ他の会と違う目的があります。新しい人の顔と名前を、その場の全員が覚えることです。この目的が達成できるかどうかは、卓の形と人数で決まります。

人数	向いている形	判断の軸
八名以下	個室、または小さめの貸切	全員の声が届く。主役が一度ずつ全員と話せる
九名から十六名	長テーブル一本の個室	端まで声は届かない。席の配置で補う
十七名以上	貸切、または動ける形	席が固定だと、主役は半分の人としか話せない

八名以下　いちばん歓迎会らしい人数

八名以下は、卓がひとつの会話でつながる人数です。

主役が全員と一度ずつ話せる。誰かひとりが黙っていることに気づける。歓迎会という目的から見れば、この規模がもっとも機能します。部やチーム単位の会であれば、無理に人数を増やさないほうが会は良くなります。

九名から十六名　席の配置がすべてを決める

この帯になると、長テーブルの端と端では会話が成立しません。

十七名以上　動ける形にするかどうか

十七名を超えると、着席で全員が主役と話すのは物理的に難しくなります。

そこで立食を選ぶ判断が出てきます。動ける形は、顔合わせという目的には合っています。ただし、ひとつ代償があります。主役が食べられなくなるということです。この点は次の章で詳しく書きます。

なお、四月の金曜夜は個室から埋まります。日程が決まったら、料理の内容を決める前に会場だけ押さえてしまうほうが、結果として選択肢は広がります。

歓迎会の主役は、意外と食べていない

ここからは、厨房の側から見えることを書きます。

迎えられる人は、その日いちばん働いている

送別会の主役は、送られる側です。座っていれば、周りが話しかけてくれます。

歓迎会は違います。主役は、迎えられながら、自己紹介という仕事をしている立場です。挨拶をし、席を回り、名前を覚えようとする。呼ばれた側なのに、その日いちばん働いているのが主役だった、ということが起こります。

着席と大皿と取り分けが、主役を席に留める

以前、六本木のタワーマンションのパーティールームで、二十名の歓迎会を担当したことがあります。

このとき私たちが選んだのは、フルコースを大皿で提供し、着席のまま参加者が取り分けていく形でした。二十名という人数でも、着席のコースは成立します。

結果として起きたのは、単純なことでした。主役にも、他の参加者とまったく同じように料理が届いたのです。取り分けるという所作が卓の上で回り始めると、主役は席を立たなくてよくなります。動かなくても、料理のほうが自分の前に来る。

主役が食べられるかどうかを決めているのは、料理の内容ではありません。提供の形式です。着席と大皿と取り分け。この三つが揃うと、迎えられる人は最後まで席にいられます。

食事の時間と、進行の時間は分かれていない

もうひとつ、幹事の方に知っておいていただきたいことがあります。

進行表を作ると、歓談の枠と挨拶の枠は別の行になります。けれども現場では、そうなりません。挨拶も、余興も、花束の贈呈も、料理を食べている途中に入ってくるのが通常です。

ですから私たちは、進行表のとおりには出しません。料理は前半に多めに出しておき、余興や挨拶の進み具合を見ながら、残りを出すタイミングをその場で決めます。会の呼吸に合わせる、という言い方がいちばん近いと思います。

中断されることを前提に組む。これは、料理の側が引き受けるべき仕事だと考えています。

タワーマンションのパーティールームなど、開けた空間の

長テーブルに大皿の料理が並び、着席した参加者が取り分けている場面

• 「着席と大皿と取り分け」という提供形式が一目で分かる
• 二十名規模でも着席のコースが成立することが伝わる

取り分ける所作が回り始めると、主役は席を立たなくてよくなります

パーティールームの長テーブルで大皿のコース料理を取り分ける歓迎会

少人数の歓迎会を、オフィスや自宅で開く

提供の形式を変えるなら、会場そのものを選び直すという道もあります。

新入社員ひとりを囲む、六名から十名の会

近ごろご相談が増えているのは、大人数の会ではなく、新しく加わったひとりを、六名から十名ほどで囲む形です。

配属先のチームだけで、静かに迎える。店を探す代わりに、会社が借りているパーティールームや、どなたかのご自宅に私たちが伺う。そうすると、時間の制約がなくなります。二時間で追い出されることも、隣の卓の声にかき消されることもありません。

私たちは、食材から器、グラス、カトラリーまですべて持参します。お客様の手をわずらわせる工程はひとつもなく、片付けまで済ませて引き上げます。

オフィスで開く場合の実務

「会議室でできますか」というご相談もいただきます。

とはいえ、オフィスでも調理機材を持ち込んで対応することは可能です。設備を事前に共有いただければ、当日までに組み立て直します。

料金と、相談のタイミング

料金は、六名さまから十六名さままでがコース形式でお一人 15,000円〜。コースにワインペアリングをつける場合は、お一人 22,000円です。十七名さま以上はビュッフェ形式で、お一人 8,000円〜 となります。いずれも税・サービス料・出張費が含まれます。

一回のご依頼につき、90,000円〜が最低のラインです。対応エリアは、基本的に東京都内で承っています。

ご相談は、二週間前までにいただけると余裕を持って組み立てられます。もっとも、早く決まっているほど、お応えできるケースは増えます。着任日が見えた時点でご一報いただくのが、いちばん確実です。

歓迎会でやってはいけない三つのこと

最後に、避けたいことを三つだけ挙げます。どれも、迎えられる側の記憶に長く残ってしまうものです。

新入社員に費用を出させる

歓迎会の会費は、迎える側で分担します。主役から受け取らない形が一般的です。

案内文に「◯◯さんの会費は不要です」と明記してください。当日に口頭で伝えるだけでは、本人は財布を用意してきてしまいます。

一気飲みと、飲めるかどうかの確認漏れ

飲酒を促す行為は、迎える会でもっとも避けたいものです。健康にかかわりますし、断りにくい立場の人に向けられる点で、性質がよくありません。

事前に、アルコールを飲めるかどうかを本人に確認しておいてください。同時に、食物アレルギーと苦手な食材も聞いておきます。この確認は、店に伝えるためだけのものではありません。あなたが自分を気にかけている、と主役に伝わることのほうが、実は大きいのです。

長い挨拶

挨拶が長くなると、料理は冷めます。冷めた料理は、それだけで場の温度を下げます。

対策は、依頼のときに長さを伝えることだけです。三十秒、一分。この数字を渡しておけば、たいていの方はその範囲で収めてくださいます。長さを言わずに頼んでおいて、当日に困るのは幹事のほうです。

温かい料理が湯気を立てて卓に置かれる瞬間。

あるいは、シェフが取り分け用の皿を仕上げている手元

• 「挨拶が長いと料理が冷める」という指摘が体感として伝わる
• その場で仕立てる出張料理の本格性が伝わる

料理は、会の呼吸に合わせて出します。進行表のとおりには出しません

歓迎会の卓に運ばれる温かい大皿料理とシェフの手元

まとめ

• 歓迎会の幹事の仕事は、日程調整・店の予約・予算設定・進行・挨拶の依頼・会計の六つです。難しいのは数ではなく、決める順番です
• 挨拶は、開会・乾杯・歓迎の言葉・新入社員の挨拶・締めの順が基本です。幹事が頭を下げて頼むのは、乾杯・歓迎の言葉・締めの三人分だけです
• 依頼のときは、三十秒・一分という長さの数字を添えます。この一言があるかないかで、当日の進行は十分ほど変わります
• 店は人数で決まります。八名以下は個室、九名から十六名は長テーブル一本、十七名以上は動ける形が基本です
• 主役が食べられるかどうかを決めるのは、料理の内容ではなく提供の形式です。着席と大皿と取り分けが揃うと、迎えられる人は最後まで席にいられます

会場に縛られない歓迎会のご相談は、公式LINEから

迎える会は、その人にとって一度きりです。あとから開き直すことができません。

もし店が取れずに困っていらっしゃるなら、料理の側を動かすという方法があります。新しく加わった方に、ゆっくり食べていてほしいとお考えの場合も同じです。ご自宅でも、パーティールームでも、社内の空間でも、私たちが伺って仕立てます。

Na Team Lab の出張料理の詳細や、ご相談は、公式LINEにてご案内しています。日程が固まる前の段階でも、形だけ相談したいという内容で構いません。

よくある質問

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ご依頼の前に、料理を確かめる体験ランチ。

法人ケータリングをご検討中の方へ、恵比寿の店舗で料理をご体験いただけます。担当者様・役員の方々もご一緒に。1〜8名様 ／ お一人様15,000円（税込）・ドリンク込み ／ 約2時間・完全予約制。完全予約制・開始時間はご都合に合わせて調整。

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